Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów (ESOD)

 

DAP.201.7/2021                                                                                                             Poznań, dnia 9 czerwca 2021 r.

 

 

 

Zapytanie ofertowe

 

Dyrektor Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego

z siedzibą w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14a, 61-725 Poznań

 

ZAPRASZA

do złożenia oferty na zadanie pn.:

„Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów (ESOD)”

 

1. Tryb postępowania

Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.).

 

2. Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów (ESOD), zwanej dalej ESOD lub System, w siedzibie Zamawiającego, tj. Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego w Poznaniu, przy ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań.
2. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot zamówienia w zakresie i na warunkach określonych w  Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego) oraz umowie (załącznik nr 4 do zapytania ofertowego)

 

3. Kod CPV i nazwa kodu:

48311100-2– system zarządzania dokumentacją.

 

4. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie będzie zrealizowane do dnia 30 listopada 2021 r.

 

5. Warunki udziału w postępowaniu

Do złożenia oferty uprawnieni są Wykonawcy, którzy:

1. Dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Dysponują sprzętem i oprogramowaniem wymaganym do wykonania zamówienia.
3. Dostarczyli i wdrożyli co najmniej 2 elektroniczne systemu obiegu dokumentów, tożsame z przedmiotowym, o wartości nie mniejszej niż 40 000 zł. brutto, u zamawiającego, którym jest podmiot publiczny.
4. Znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, pozwalającej na realizacje przedmiotowego zamówienia.
5. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania.
6. Stosują, wymagane przepisami prawa, zasady ochrony danych osobowych.

 

6. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

1. Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego).
2. Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego).
3. Oświadczenia o ochronie danych osobowych (załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego).
4. Aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie niższą niż 50 000 zł.
5. Wykaz osób oddelegowanych do wykonania zamówienia, w tym przeprowadzenia szkoleń (załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania ofertowego).
6. Wykaz wykonanych usług wraz z dokumentami, potwierdzającymi ich należyte wykonanie (załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania ofertowego).

 

7. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta musi zostać sporządzona według wzoru Formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Do formularza ofertowego należy załączyć wszystkie oświadczenia i dokumenty, wymienione w pkt VII niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Na sporządzonej ofercie oraz wszystkich załącznikach winny znajdować się podpisy osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy.
4. Do oferty należy załączyć dokumenty potwierdzające uprawnienia osób, podpisujących ofertę Wykonawcy, do działania w jego imieniu, o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych.

 

8. Termin i miejsce składania ofert

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 15 czerwca 2021 r., do godz. 10:00 w zaklejonej kopercie, w siedzibie Zamawiającego, tj. Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego, ul. Mielżyńskiego 14 A, 61-725 Poznań (Kwadraciak), w sekretariacie na I piętrze (domofon 1) lub drogą elektroniczną na adres mailowy .
2. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: Oferta na zadanie pn.: ” Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów (ESOD)”.
3. W przypadku ofert składanych drogą elektroniczną nazwę i adres Wykonawcy należy umieścić w treści maila, którego należy zatytułować: Oferta na zadanie pn.: ” Dostawa i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów (ESOD)”.
4. O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub na wskazany w ppkt 1) adres mailowy.

 

9. Zmiana lub wycofanie oferty

1. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający zostanie powiadomiony o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu, przed upływem terminu do składnia ofert. Po terminie składania ofert Wykonawca nie może wprowadzić zmian w ofercie.
2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian w ofercie, powinno zostać złożone w sposób i w formie przewidzianej, w niniejszy Zapytaniu, dla złożenia oferty, z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.
3. Wycofanie oferty następuje przez złożenie oświadczenia, podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, z dopiskiem „WYCOFANIE OFERTY”.

 

10. Odrzucenie oferty

       Z postępowania zostanie odrzucona oferta, jeśli:

1. Wykonawca nie złożył lub, pomimo wezwania, nie uzupełnił w wymaganym terminie dokumentów, wskazanych w pkt VII ppkt 1-4).
2. Jeśli oferta nie jest zgodna z treścią niniejszego Zapytania ofertowego lub gdy oferent nie wypełni prawidłowo Formularza ofertowego (Załącznik nr 1),
3. Oferta została złożona po terminie.

 

11. Unieważnienie postępowania

Zamawiający unieważni postępowanie jeżeli:

1. Nie została złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu.
2. Postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej.
4. Cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, jaka Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

 

12. Rozstrzygnięcie postępowania

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 15 czerwca 2021 r. o godz. 10:30 w siedzibie Zamawiającego, w Wielkopolskim Biurze Planowania Przestrzennego w Poznaniu,ul. Mielżyńskiego 14 A.
2. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie złożenia nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poprawiania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty, która nie spełnia wymagań Zamawiającego.
6. Przed upływem terminu składania ofert, w uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zmodyfikować treść Zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Zapytanie ofertowe.

 

13. Kryterium oraz sposób oceny ofert:

1. Wybrana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów. Wybór ofert dokonany zostanie na podstawie kryteriów oceny ofert z ustaloną punktacją do 100 pkt. (100% = 100pkt). Zamawiający dokona oceny złożonych w terminie ofert, które spełnią wymagania formalne na podstawie następującego zestawu kryteriów oceny:

 

KRYTERIUM	WAGA
Cena w zł brutto	60%
Liczba wykonanych wdrożeń	20%
Termin wdrożenia	20%

 

Punktacja:

1. Kryterium „cena”(max 60 pkt):

 

cena brutto oferty najniższej        

Liczba punktów =  -------------------------------------------- = 60 pkt

                       cena brutto badanej oferty

 

Punkty za kryterium „cena” będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku.

2. Kryterium „liczba wykonanych wdrożeń”(max 20 pkt):

 

Zamawiający zastosuje kryterium do wykazanych w załączniku nr 8 do Zapytania ofertowego
i udokumentowanych wdrożeń, spełniających warunki określone w pkt 5 ppkt 3 Zapytania ofertowego i wykraczających poza wskazaną w nim liczbę.

 

Lp.	Liczba wdrożeń poza wymaganymi w warunkach udziału w postępowaniu	Punktacja
1.	1	5 pkt
2.	2	10 pkt
3.	3	15 pkt
4.	4 i więcej	20 pkt

 

Maksymalna liczba punktów, możliwa do zdobycia w ramach tego kryterium, wynosi 20 pkt.

3. Kryterium „termin wdrożenia”(max 20 pkt):

 

Zamawiający zastosuje kryterium do daty, w której Wykonawca wykona przedmiot zamówienia, przy czym minimalny, wymagany przez Zamawiającego termin jego wykonania przypada na 30 listopada 2021 r.

 

 

Lp.	Liczba miesięcy udzielonej asysty serwisowej	Punktacja
1.	31 października 2021 r.	5 pkt
2.	30 września 2021 r.	10 pkt
3.	31 sierpnia 2021 r.	20 pkt

 

Maksymalna liczba punktów, możliwa do zdobycia w ramach tego kryterium, wynosi 20 pkt.

 

2. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert.
3. Cena brutto oferty, wskazana w formularzu ofertowym musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
4. Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
5. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy osób wskazanych w ofertach.

 

14. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:

Agnieszka Bartkowiak, tel. 607 895 465, e-mail: a.bartkowiak@wbpp.poznan.pl

 

15. Informacje dotyczące zawierania umowy (załączniki nr 4 do Zapytania ofertowego)

Powiadomiony o wyborze oferty Wykonawca, zobowiązany jest do zawarcia umowy o treści tożsamej z treścią załącznika nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej oferty.

 

16.  Obowiązek informacyjny Wykonawcy

Wykonawca ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia zobowiązany jest oświadczyć na formularzu ofertowym – załącznik 1, że spełnia obowiązki informacyjne przewidziane w art.13 i 14 RODO względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał i przekazał Zamawiającemu.

 

 

 

            ……………….

Dyrektor

            (-) Jowita Maćkowiak

 

 

 

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA WYKONAWCÓW UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZAMÓWIENIE

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań, tel. 61 641 57 00, e-mail: .
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt,
   z powołanym przez ADO Inspektorem Ochrony Danych korespondencyjnie, na wskazany w pkt 1 adres Administratora lub na adres poczty elektronicznej: .
3. Dane osobowe, pozyskane w ramach niniejszego zamówienia, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO, w celu przeprowadzenia niniejszego postępowaniem
   o udzielenie zamówienia, w związku z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września  2019 r.(Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) oraz ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176).
4. Odbiorcami danych osobowych mogę być:
   1. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, w oparciu o art. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176),
   2. podmioty odpowiedzialne za doręczanie przesyłek (operatorzy pocztowi, firmy kurierskie),
   3. podmioty upoważnione z mocy prawa,
   4. podmioty, którym ADO powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnych umów (np. hosting serwera pocztowego, serwis sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozstrzygnięcie niniejszego postępowania, zgodnie z przyjętą dla tego typu dokumentacji, kategorią archiwalną B5.
6. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
7. Dane osobowe nie będą podlegały transgranicznemu przetwarzania.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzecich i organizacji międzynarodowych.
9. Wykonawca posiada prawo do:
   1. dostępu do swoich danych osobowych,
   2. sprostowania swoich danych osobowych,
   3. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych,
   4. złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania jego danych osobowych,
   5. wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna,  że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.