Zakup i dostawa sprzętu komputerowego oraz akcesoriów dla Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego w Poznaniu

Poznań, dnia 6 grudnia  2023 r.

DAP.201.15/2023

Zapytanie ofertowe

Dyrektor Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego z siedzibą w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań:

ZAPRASZA

do złożenia oferty na zadanie pn.:

„Zakup i dostawa sprzętu komputerowego oraz akcesoriów dla Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego w Poznaniu”

1. Tryb postępowania

Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września  2019 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.).

2. Przedmiot zamówienia
   1. Przedmiotem zamówienia jest zakup i dostawa poniższego sprzętu komputerowego oraz z akcesoriów:
      1. Laptop Dell Precision 15 3581 N0A5P3581EMEA_VP – 6 szt.,
      2. Stacja dokująca Dell Dock 180W – 9 szt.,
      3. Monitor iiyama G-Master G2730HSU Black Hawk – 7 szt.,
      4. Microsoft Office 2021 PL – 7 szt.,
      5. UPS Ever Duo II 1000 PRO – 4 szt.,
      6. Torba Natec Boxer 15.6'' czarny NTO-0392 – 10 szt.,
      7. Myszka+klawiatura Logitech MK345 – 14 szt.,
      8. Microsoft Windows 11 PL Professional BOX – 1 szt.,
      9. Słuchawki Logitech H390 USB Grafitowy – 2 szt.,
      10. Czytnik kart na USB Unitek All-in-One srebrny – 2 szt.,
      11. SanDisk Extreme Portable SSD 2TB – 1 szt.,
      12. Podkładka pod mysz Natec Chipmunk – 12 szt.
   2. Sprzęt i akcesoria muszą być fabrycznie nowe, pozbawione wad fizycznych i prawnych oraz posiadać wymagane atesty i certyfikaty oraz instrukcję w języku polskim.
   3. Zamawiający dopuszcza zastosowanie rozwiązań równoważnych, przy czym Wykonawca musi wykazać, że spełniają one co najmniej takie same parametry, jak opisane w ppkt 1.
   4. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć sprzęt i akcesoria, wskazane w ppkt 1, na adres Zamawiającego, tj. na ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań.

3. Kod CPV i nazwa kodu:

30213200-7 Komputery osobiste.

30230000-0 Sprzęt związany z komputerami.

1. Akcesoria komputerowe.

48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

4. Termin wykonania zamówienia: zamówienie będzie zrealizowane najpóźniej do dnia 22.12.2023 r.

5. Warunki udziału w postępowaniu

Do złożenia oferty uprawnieni są Wykonawcy, którzy:

1. posiadają wiedzę i doświadczenie oraz potencjał osobowy i techniczny, potrzebny do realizacji przedmiotowego zamówienia,
2. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, pozwalającej na realizacje przedmiotowego zamówienia,
3. wdrożyli odpowiednie środków techniczne i organizacyjnych, by przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych
   i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

6. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

1. Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego),
2. Oświadczenie dotyczące braku przesłanek do wykluczenia z postępowania (załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego),
3. Oświadczenie o ochronie danych osobowych (załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego),
4. aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, związanej z przedmiotem zamówienia, na kwotę nie niższą niż 100 000 zł.

7. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta musi zostać sporządzona według wzoru Formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 oraz Formularza cen jednostkowych, stanowiącego załącznik nr 1a do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Do formularza ofertowego należy załączyć wszystkie oświadczenia i dokumenty, wymienione w pkt 6 niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Na sporządzonej ofercie oraz wszystkich załącznikach winny znajdować się podpisy osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy.
4. Do oferty należy załączyć dokumenty, potwierdzające uprawnienia osób do działania w imieniu Wykonawcy, o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych.

8. Termin i miejsce składania ofert

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 11 grudnia 2023 r., do godz. 12:00 w zaklejonej kopercie, w siedzibie Zamawiającego, tj. Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu,
   ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań lub drogą elektroniczną na adres mailowy .
2. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: Oferta na zadanie pn.: ”Zakup i dostawa sprzętu komputerowego oraz akcesoriów dla Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego w Poznaniu”.
3. W przypadku ofert składanych drogą elektroniczną nazwę i adres Wykonawcy należy umieścić
   w treści maila, którego należy zatytułować: Oferta na zadanie pn.: ”Zakup i dostawa sprzętu komputerowego oraz akcesoriów dla Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego w Poznaniu”.
4. O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub na wskazany w ppkt 1) adres mailowy.

9. Zmiana lub wycofanie oferty

1. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający zostanie powiadomiony o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu, przed upływem terminu do składnia ofert. Po terminie składania ofert Wykonawca nie może wprowadzić zmian w ofercie.
2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian w ofercie, powinno zostać złożone w sposób i w formie przewidzianej, w niniejszy Zapytaniu, dla złożenia oferty, z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.
3. Wycofanie oferty następuje przez złożenie oświadczenia, podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, z dopiskiem „WYCOFANIE OFERTY”.

10. Odrzucenie oferty

Z postępowania zostanie odrzucona oferta, jeśli:

1. Wykonawca nie złożył lub, pomimo wezwania, nie uzupełnił w wymaganym terminie dokumentów, wskazanych w pkt 7.
2. Jeśli oferta nie jest zgodna z treścią niniejszego Zapytania ofertowego lub gdy oferent nie ujmie 
   w Formularzu ofertowym oraz Formularzu cen jednostkowych (Załącznik nr 1, Załącznik nr 1a,) wszystkich elementów, wskazanych w tabeli.
3. Oferta została złożona po terminie składania ofert.

11. Unieważnienie postępowania

Zamawiający unieważni postepowanie jeżeli:

1. Nie została złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu.
2. Postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie  publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej.
4. Cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, jaka Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

12. Rozstrzygnięcie postępowania

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 11 grudnia 2023 r. o godz. 12:30, w siedzibie Zamawiającego, tj.  w Wielkopolskim Biurze Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A w Poznaniu.
2. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie złożenia nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poprawiania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty, która nie spełnia wymagań Zamawiającego.
6. Przed upływem terminu składania ofert, w uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zmodyfikować treść Zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Zapytanie ofertowe.

13. Kryterium oraz sposób oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów:

Cena wykonania zamówienia - waga 100 pkt

Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona wg. następującego wzoru:

C_n

P1 =     ------------ x 100 pkt

C_bo

gdzie:

1. – liczba punktów za kryterium cenowe
2. - najniższa cena ofertowa brutto spośród badanych ofert

Cbo - cena brutto badanej oferty

1. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert.
2. Cena brutto oferty, wskazana w formularzu ofertowym musi obejmować wszystkie koszty związane

z realizacją przedmiotu zamówienia.

3. Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy

z Zamawiającym, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

4. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem

poczty elektronicznej, na adresy osób wskazanych w ofertach.

14. Osobami uprawnionymi do kontaktów ze zleceniobiorcami są: w sprawach formalnych – Agnieszka Bartkowiak, tel. 607 895 465 , w sprawach merytorycznych - Maciej Kujawski, tel. 61 64 15 706.

15. Informacje dotyczące zawierania umowy oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych  

Powiadomiony o wyborze oferty Zleceniobiorca zobowiązany jest do zawarcia umowy oraz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o treści tożsamej z treścią załączników 5 oraz 5.1 do niniejszego Zapytania ofertowego, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

                                                                                                                                                                                                  Dyrektor

                                                                                                                                                                                     (-) Jowita Maćkowiak

Załączniki:

DOCZalacznik_nr_1_ formularz ofertowy_sprzet_komputerowy_12.doc (39,50KB)

DOCZalacznik_nr_1a_ formularz_cen_jednostkowych_sprzet_komputerowy_12.doc (47,50KB)
DOCZalacznik_nr_2_oswiadczenie_warunki_udzialu_sprzet_komputerowy_12.doc (29,50KB)
DOCZalacznik_nr_3 oswiadczenie_brak_podstaw_do_wykluczenia_sprzet_komputerowy_12.doc (31,50KB)
DOCZalacznik_nr_4_oswiadczenie_RODO_sprzet_komputerowy_12.doc (31,50KB)
PDFZalacznik_nr_5_ wzor_umowy_sprzet_komputerowy_12.pdf (451,89KB)
PDFZalacznik_nr_5a_ wzor_umowy_powierzenia_sprzet_komputerowy_12.pdf (230,48KB)
 

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OFERENTÓW

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań, tel. 61 641 57 00, e-mail: .
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt,
   z powołanym przez ADO Inspektorem Ochrony Danych korespondencyjnie, na wskazany w pkt 1 adres Administratora lub na adres poczty elektronicznej: .
3. Dane osobowe, pozyskane w ramach niniejszego zamówienia, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO, w celu przeprowadzenia niniejszego postępowaniem o udzielenie zamówienia, zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września  2019 r.(t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1605 z późn. zm.), w związku z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) oraz ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289 z późn. zm.).
4. Odbiorcami danych osobowych mogę być:
   1. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania,
      w oparciu o art. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902),
   2. podmioty odpowiedzialne za doręczanie przesyłek (operatorzy pocztowi, firmy kurierskie),
   3. podmioty upoważnione z mocy prawa,
   4. podmioty, którym ADO powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnych umów (np. hosting serwera pocztowego, serwis sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozstrzygnięcie niniejszego postępowania, zgodnie z przyjętą u Zamawiającego kategorią archiwalną B5, określoną dla tego rodzaju dokumentacji w JRWA.
6. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
7. Dane osobowe nie będą podlegały transgranicznemu przetwarzania.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzecich i organizacji międzynarodowych.
9. Wykonawca posiada prawo do:
   1. dostępu do informacji o swoich danych osobowych,
   2. sprostowania swoich danych osobowych,
   3. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
   4. wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna,  że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.