Regulamin wydatkowania środków publicznych do 130 000 zł

Regulamin wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.

§ 1

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Regulaminu nie stosuje się do zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, których wartość nie przekracza kwoty 20 000 zł.
2. Wydatki publiczne powinny być dokonywane:
   1. w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

• uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

1. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
2. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
3. z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości.

§ 2

DEFINICJE

1. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
   1. dostawach, usługach i robotach budowlanych - należy przez to rozumieć dostawy, roboty budowlane i usługi, o których mowa w art. 7 ustawy – ustawie Prawo zamówień publicznych;
   2. ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp) - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019).
   3. kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Dyrektora Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego;
   4. zamawiającym- należy przez to rozumieć Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu;
   5. Głównym Księgowym - należy przez to rozumieć Głównego Księgowego Zamawiającego;
   6. komórce – należy przez to rozumieć pracownię lub dział zamawiającego, odpowiedzialną za opis przedmiotu zamówienia oraz merytoryczne zapisy umowy;
   7. pracowniku upoważnionym - należy przez to rozumieć pracownika, który jest odpowiedzialny za prawidłowe przeprowadzenie odpowiednio procedury uproszczonej lub pełnej, celem udzielenia zamówienia;
   8. wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość zamówienia bez podatku od towarów i usług;
   9. zamówieniu (publicznym) - należy przez to rozumieć zamówienie, do którego stosuje się postanowienia niniejszego Regulaminu;
   10. wykonawcy - należy przez to rozumieć podmiot składający ofertę w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego, którego celem jest udzielenie zamówienia.

§ 3

USTALENIE WARTOŚCI SZACUNKOWEJ ZAMÓWIENIA

1. Przed rozpoczęciem procedury, pracownik upoważniony, przy współpracy z komórką, szacuje z należytą starannością wartość zamówienia w celu ustalenia:
   1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;
   2. czy wydatek został ujęty w planie finansowym.
2. Pracownik upoważniony sporządza protokół, w którym wskazuje podstawę ustalenia wartości zamówienia. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 4

PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA

1. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, następuje po złożeniu pisemnego wniosku i uzyskaniu pisemnej zgody kierownika zamawiającego. Wzór wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.
2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 może być wyrażona po uzyskaniu pisemnej informacji od Głównego Księgowego, że zobowiązanie dotyczące zamówienia, mieści się w planie finansowym zamawiającego.
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać co najmniej:
   1. cel udzielenia zamówienia;
   2. opis przedmiotu zamówienia;
   3. wartość zamówienia oraz imię i nazwisko osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia;
   4. dokumenty, na podstawie których dokonano ustalenia wartości zamówienia;
   5. przewidywany termin wszczęcia postępowania;
   6. przewidywany termin wykonania zamówienia;
   7. źródła finansowania zamówienia;
   8. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach;
   9. oświadczenie Głównego Księgowego o posiadaniu środków na realizacje zamówienia.
4. Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik upoważniony.
5. Za prawidłowe sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia oraz weryfikację merytorycznych warunków wykonania umowy odpowiedzialna jest komórka.
6. Przebieg postępowania opisany jest w Protokole – dokumentacja podstawowych czynności postępowania.

§ 5

PRZEBIEG POSTĘPOWANIA

1. Zamawiający może udzielić zamówienia, poprzez:
   1. zaproszenie wybranych wykonawców do składania ofert;
   2. przeprowadzenia negocjacji w wybranym wykonawcą.
2. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania ofertowego, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących, w ramach prowadzonej przez nich działalności, dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty.
3. Jednocześnie z zaproszeniem wybranych oferentów, Zamawiający publikuje informację o wszczęciu postępowania na swojej stronie BIP, za wyjątkiem sytuacji o której mowa w ust. 16.
4. Liczba wykonawców nie może być mniejsza niż 3 chyba, że ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, liczba wykonawców mogących je wykonać, jest mniejsza.
5. Wraz z zaproszeniem do składania ofert, zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przygotowania oferty, w tym:
   1. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego;
   2. opis przedmiotu zamówienia;
   3. termin wykonania zamówienia;
   4. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;
   5. wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;
   6. informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami;
   7. termin związania z ofertą;
   8. opis sposobu przygotowywania ofert;
   9. miejsce oraz termin składania ofert;
   10. opis sposobu obliczenia ceny;
   11. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;
   12. informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty, w celu zawarcia umowy;
   13. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach.
6. Najkorzystniejszą ofertą jest ta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub dotyczących właściwości wykonawcy, w szczególności jego doświadczenia, potencjału technicznego, dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, sytuacji finansowej lub ekonomicznej albo oferta z najniższą ceną.
7. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się negocjacji w sprawie ceny, za wyjątkiem sytuacji opisanej w ust. 10, Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaoferował najniższą cenę.
8. Jeżeli kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy, Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów.
9. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.
10. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, a Zamawiający wezwał wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych i zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie, zamawiający może:
    1. przeprowadzić negocjacje dotyczące ceny, w celu wyboru oferty;
    2. wskazać dodatkowe, pozafinansowe kryterium lub kryteria oceny oferty.
11. Jeżeli w wyniku postępowania nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną oferty przewyższające budżet Zamawiającego, przeznaczony na realizację zamówienia, Zamawiający może dokonać zamówienia poprzez przeprowadzenie negocjacji z jednym oferentem.
12. Po wyborze oferty, Zamawiający umieszcza na swojej stronie BIP informację o zamiarze zawarcia umowy z Wykonawcą, który ją złożył i zaprasza Wykonawcę do zawarcia umowy.
13. Jeżeli Wykonawca, który złożył najkorzystniejsza ofertę, odstąpi od zamiaru podpisania umowy, zamawiający może zawrzeć umowę z wykonawcą, którego oferta była kolejną, w rankingu złożonych ofert.
14. Dokumentem stwierdzającym udzielenie zamówienia jest w szczególności umowa, faktura, rachunek.
15. Wzór zaproszenia do składania ofert stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
16. Negocjacje z wybranym wykonawcą zamawiający przeprowadzi w przypadkach:
    1. udzielania zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:
       • z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
       • z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów;
    2. udzielania zamówień w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
    3. ze względu na wyjątkową sytuację, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;
    4. w innych uzasadnionych przypadkach, w szczególności jeżeli zastosowanie zapytania ofertowego mogłoby skutkować, co najmniej jedną z następujących okoliczności:
       • naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków,
       • naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach, wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
       • poniesieniem straty w mieniu publicznym,
       • uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.
17. W przypadku, o którym mowa w ust. 16, wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia negocjacji, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy zamawiający może żądać od wykonawcy złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

§ 6

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zamawiający zapewni, by szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunki umowy, tak na usługi, jak i na dostawy, uwzględniały dostępność, o której mowa w art. 4 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1062).
2. Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:
   1. jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia,
   2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
   3. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;
   4. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub niezaproszonego do składania ofert;
   5. zawiera błędy w obliczeniu ceny;
   6. wykonawca w terminie wskazanym w zawiadomieniu o poprawieniu innej omyłki polegającej na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego o cenę lub przetargu publicznego, nie zgodził się na jej poprawienie.
3. Zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli:
   1. nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
   2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
   3. jeżeli w przypadku o którym mowa w § 5 ust. 10 niniejszego regulaminu zostały, mimo zastosowania dodatkowych kryteriów lub przeprowadzonych negocjacji, złożone oferty dodatkowe o takiej samej cenie;
   4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
   5. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.
4. Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny jego unieważnienia.
5. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania, zamawiający zamieszcza informacje o jego unieważnieniu na swojej stronie BIP oraz zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy:
   1. ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert,
   2. złożyli oferty - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert.
6. Zamawiający przechowuje dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
7. Regulamin wchodzi w życie z dniem określonym w Zarządzeniu Dyrektora Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego nr 1/2021 z dnia 4 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzenia zmian w Regulaminie udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000 zł, o której mowa w art. 2 ust.1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych.
8. Do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie Regulaminu można stosować przepisy dotychczasowe.

Regulamin zatwierdzam:

\...\Jowita Maćkowiak - Dyrektor WBPP

• Zał. nr 1 Protokół z ustalenia wartości zamówienia
• Zał. nr 2 Wniosek do Dyrektora o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• Zał. nr 3 Zaproszenie do złożenia oferty