Regulamin wydatkowania środków publicznych do 130 000 zł

Regulamin wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej, w ciągu roku budżetowego, wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000,00 netto, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.

§ 1

DEFINICJE

       Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. dostawach i usługach - należy przez to rozumieć dostawy i usługi, o których mowa w art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych,
2. dyrektorze - należy przez to rozumieć Dyrektora Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego,
3. zamawiającym - należy przez to rozumieć Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu,
4. plan finansowy – należy przez to rozumieć wykaz wydatków budżetowych na dany rok kalendarzowy, w tym wydatki niepodlegające pod zamówienia publiczne, związane z utrzymaniem i funkcjonowaniem jednostki, takie jak czynsz, energia, zatrudnienie,
5. planie zamówień publicznych – należy przez to rozumieć wykaz zamówienia danego rodzaju, które zamawiający planuje przeprowadzić w danym roku budżetowym,
6. pracowniku komórki merytorycznej – należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz merytoryczne zapisy umowy,
7. pracowniku upoważnionym - należy przez to rozumieć osobę odpowiedzialną za formalną stronę zamówienia, tj. za oszacowanie jego wartości oraz prawidłowe przeprowadzenie procedury, celem udzielenia zamówienia publicznego w zgodzie z przepisami prawa i niniejszym regulaminem,
8. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320),
9. wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość szacunkową zamówienia bez podatku od towarów i usług,
10. wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę lub podmiot składający ofertę w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego, którego celem jest udzielenie zamówienia,
11. zamówieniu - należy przez to rozumieć zakup towaru lub usługi, dokonany ze środków publicznych, do którego stosuje się postanowienia niniejszego regulaminu,
12. zapytaniu ofertowym – należy rozumieć dokument wraz załącznikami, określający formalne i merytoryczne warunki zamówienia, w tym warunki udziału w postępowaniu oraz kryteria oceny ofert.

§ 2

Ogólne zasady udzielania zamówień

1. Przy udzielaniu zamówień publicznych obowiązuje zachowanie zasad, dotyczących wydatkowania środków publicznych:

1. w sposób celowy i oszczędny,
2. mając na celu uzyskanie najlepszych efektów z danych nakładów,
3. przy optymalnym doborze metod i środków, służących osiągnięciu założonych celów,
4. w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
5. w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
6. zachowując zasady uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców i przejrzystości.

2. Za przestrzeganie i zachowanie zasad wymienionych w pkt 1, odpowiadają pracownik upoważniony oraz pracownik komórki merytorycznej.
3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania nałożonych obowiązków, odpowiedzialność z tytułu naruszenia dyscypliny finansów publicznych ponoszą pracownicy, w zakresie, w jakim powierzono im wykonywanie czynności, związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem zamówienia publicznego, tj. pracownik upoważniony oraz pracownik merytoryczny, każdy w zakresie własnych kompetencji.
4. Wybór procedury wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, zależny jest od całkowitej wartości zamówienia.
5. Udzielenie zamówień jest dopuszczalne jedynie w granicach kwot, które zostały określone w planie finansowym zamawiającego.

§ 3

USTALENIE WARTOŚCI SZACUNKOWEJ ZAMÓWIENIA

1. Przed rozpoczęciem procedury, pracownik upoważniony, przy współpracy z pracownikiem komórki merytorycznej, szacuje, z należytą starannością, wartość zamówienia w celu ustalenia:

1. czy istnieje obowiązek stosowania ustawy,
2. czy wydatek został ujęty w planie finansowym,
3. czy istnieje obowiązek dokonania aktualizacji w planie zamówień publicznych.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.
3. Wartość zamówienia ustala się przy zastosowaniu jednej z następujących metod:

1. analizy cen rynkowych,
2. analizy wydatków poniesionych na zamówienia danego rodzaju, w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego,
3. analizy cen ofertowych, złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego,
4. analizy cen ofertowych, złożonych w zadanych przez zamawiającego zapytaniach o wartość szacunkową,
5. analizy cen zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Jeżeli planuje się udzielić zamówienia na usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania lub dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
5. W przypadku, gdy planuje się nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
6. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje komórka merytoryczna lub pracownik upoważniony, na podstawie opisu merytorycznego, przekazanego przez komórkę merytoryczną, nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi.
7. Ustalenie wartości zamówienia winno być udokumentowane przez pracownika upoważnionego, w formie pisemnej wraz z dołączonymi dokumentami, na podstawie których ustalono szacunkową wartość zamówienia.
8. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, pracownik upoważniony przy współpracy z pracownikiem komórki merytorycznej, dokonują zmiany wartości zamówienia, przed wszczęciem postępowania.
9. Podstawę do dokonywania określonego rodzaju wydatków, stanowi plan finansowy na dany rok budżetowy.
10. Opis przedmiotu zamówienia dokonywany jest przez komórkę merytoryczną w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności, mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.
11. W opisie przedmiotu zamówienia komórka merytoryczna określa wymagane cechy dostaw lub usług.
12. Pracownik upoważniony, we wniosku skierowanym do dyrektora, wskazuje podstawę ustalenia wartości zamówienia (wzór wniosku - załącznik nr 1 do regulaminu).

§ 4

PODZIAŁ ZAMÓWIENIA I PROCEDURY

1. Postępowania o udzielenie zamówień publicznych o wartości poniżej 130 000 złotych netto, w ciągu roku budżetowego, przeprowadzane są w określonych procedurach, odnoszących się do następujących przedziałów kwotowych:

1. zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 30 000 zł netto,
2. zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 50 000 zł netto,
3. zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł netto.

2. Podstawą wyboru procedury, o której mowa w ust. 1, jest suma zamówień tego samego rodzaju, ujętych w planie zamówień publicznych na danych rok budżetowy.

§ 5

PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA

1. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia, następuje po złożeniu pisemnego wniosku i uzyskaniu pisemnej zgody dyrektora. Wzór wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
2. Zgoda, o której mowa w ust. 1 może być wyrażona po uzyskaniu pisemnej informacji od Głównego Księgowego, że zobowiązanie dotyczące zamówienia, mieści się w planie finansowym zamawiającego.
3. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać co najmniej:

1. cel udzielenia zamówienia;
2. opis przedmiotu zamówienia;
3. wartość zamówienia oraz imię i nazwisko osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia;
4. podstawę ustalenia wartości zamówienia,
5. przewidywany termin wszczęcia postępowania;
6. przewidywany termin wykonania zamówienia;
7. źródła finansowania zamówienia;
8. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach;

4. Postępowanie przygotowuje i przeprowadza pracownik upoważniony.
5. Za prawidłowe sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia oraz weryfikację merytorycznych warunków wykonania umowy, odpowiada pracownik merytoryczny.
6. Za prawidłowe sporządzenie zapytania ofertowego oraz wszystkich jego załączników pod względem formalno-prawnym, odpowiada pracownik upoważniony.

§ 6

PRZEBIEG POSTĘPOWANIA NA ZAMÓWIENIE O WARTOŚCI

NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 30 000 ZŁ NETTO

1. Zamawiający może udzielić zamówienia, bez konieczności stosowania procedur, o których mowa w § 7 i 8, jednak z konsekwencją uwzględnienia zamówienia w planie zamówień publicznych, zgodnie z którym, łączna wartość przewidywanych zamówień tego rodzaju w roku budżetowym, nie przekracza kwoty 30 000 zł netto.
2. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1 może zostać udzielone bez konieczności sporządzania umowy.

§ 7

PRZEBIEG POSTĘPOWANIA NA ZAMÓWIENIE O WARTOŚCI

NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 50 000 ZŁ NETTO

1. Zamawiający może udzielić zamówienia bez konieczności stosowania procedury, o której mowa w §8, jednak z konsekwencją uwzględnienia zamówienia w planie zamówień publicznych, zgodnie z którym, łączna wartość przewidywanych zamówień tego rodzaju w roku budżetowym, nie przekracza kwoty 50 000 zł netto, poprzez wysłanie zapytania ofertowego do trzech wybranych wykonawców, których profil działalności odpowiada przedmiotowi zamówienia.
2. Po wyborze najkorzystniejszej cenowo oferty, zamawiający przystępuje do podpisania umowy z wybranym wykonawcą, informując uprzednio o takim zamiarze na swojej stronie BIP, najpóźniej w dniu jej zawarcia.

§ 8

PRZEBIEG POSTĘPOWANIA NA ZAMÓWIENIE O WARTOŚCI

NIEPRZEKRACZAJĄCEJ KWOTY 130 000 ZŁ NETTO

1. Zamawiający może udzielić zamówienia zgodnie z niniejszym regulaminem, jednak z konsekwencją uwzględnienia zamówienia w planie zamówień publicznych, zgodnie z którym, łączna wartość przewidywanych zamówień tego rodzaju w roku budżetowym, nie przekracza kwoty 130 000 zł netto, poprzez:

1. umieszczenie na swojej stronie BIP ogłoszenia o wszczęciu postępowania wraz zaproszeniem do składania ofert,
2. wysłanie zaproszenia do składania ofert do wybranych oferentów, z jednoczesnym umieszczeniem na swojej stronie BIP ogłoszenia o wszczęciu postępowania wraz zaproszeniem do składania ofert,
3. przeprowadzenia negocjacji w wybranym wykonawcą, o ile zajdzie co najmniej jedna z okoliczności, wskazanych w ust. 10 i 14.

2. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania ofertowego, zapraszając do składania ofert wybranych wykonawców i publikując informację o wszczęciu postępowania na swojej stronie BIP, za wyjątkiem sytuacji, o której mowa w ust. 15.
3. Wraz z zaproszeniem do składania ofert, zamawiający przekazuje informacje, niezbędne do przygotowania oferty, w tym m.in.:

1. nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego,
2. opis przedmiotu zamówienia,
3. termin wykonania zamówienia,
4. warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków,
5. wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu,
6. informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami,
7. opis sposobu przygotowywania ofert,
8. miejsce oraz termin składania ofert,
9. opis sposobu obliczenia ceny,
10. opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert,
11. informacje dot. zawarcia umowy,
12. istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę na takich warunkach,
13. informację dot. zasad przetwarzania danych osobowych.

4. Najkorzystniejszą ofertą jest ta z najniższą ceną lub taka, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów, odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub dotyczących właściwości wykonawcy, w szczególności jego doświadczenia, potencjału technicznego, dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, sytuacji finansowej lub ekonomicznej.
5. Każdy z wykonawców może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić.
6. Jeżeli kryteriami oceny ofert są cena i inne kryteria, odnoszące się do przedmiotu zamówienia lub właściwości wykonawcy, zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, którego oferta przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów.
7. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.
8. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena i nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa tych wykonawców do złożenia ofert dodatkowych.
9. W przypadku, o którym mowa w ust. 8, zamawiający może przeprowadzić negocjacje dotyczące ceny, w celu wyboru oferty, bez konieczności zmiany wymagań, dotyczących opisu przedmiotu zamówienia.
10. Jeżeli w wyniku postępowania nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną oferty przewyższające budżet zamawiającego, przeznaczony na realizację zamówienia, zamawiający może dokonać zamówienia poprzez przeprowadzenie negocjacji z jednym oferentem.
11. Po wyborze oferty, zamawiający umieszcza na swojej stronie BIP informację o wyniku postępowania i zamiarze zawarcia umowy z wykonawcą, który ją złożył i zaprasza wykonawcę do zawarcia umowy.
12. Jeżeli Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę, nie przystąpi do podpisania umowy, w terminie wskazanym przez zamawiającego, zamawiający może zawrzeć umowę z wykonawcą, którego oferta była kolejną, w rankingu złożonych ofert.
13. Dokumentem stwierdzającym udzielenie zamówienia jest w szczególności umowa, a dla zamówień o których mowa w § 4 ust 1 pkt 1 regulaminu, faktura lub rachunek.
14. Negocjacje z wybranym wykonawcą zamawiający przeprowadzi w przypadkach:

1. udzielania zamówień na dostawy lub usługi, które mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:
   1. z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,
   2. z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,
2. udzielania zamówień w zakresie działalności twórczej lub artystycznej,
3. ze względu na wyjątkową sytuację, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia,
4. w innych uzasadnionych przypadkach, w szczególności, jeżeli zastosowanie zapytania ofertowego mogłoby skutkować, co najmniej jedną z następujących okoliczności:
   1. naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków,
   2. naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach, wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań,
   3. poniesieniem straty w mieniu publicznym,
   4. uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.

15. W przypadku, o którym mowa w ust. 14, zamawiający, wraz z zaproszeniem do negocjacji, przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia negocjacji, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy zamawiający może żądać od wykonawcy złożenia oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.
16. W przypadkach, o których mowa w ust. 10 i 14, zamawiający umieszcza na swojej stronie BIP informację o zamiarze zawarcia umowy.

§ 9

WYŁĄCZENIA ZE STOSOWANIA PROCEDUR

Wyłączeniu z obowiązku stosowania procedur, o których mowa w niniejszym regulaminie, podlega udzielenie zamówienia na:

1. usługi świadczenia doradztwa i konsultacji,
2. usługi eksperckie,  
3. usługi przeprowadzenia szkoleń tematycznych i indywidualnych,
4. usługi artystyczne i konferansjerskie,
5. kontynuację wsparcia technicznego i asysty dla funkcjonujących u zamawiającego aplikacji i urządzeń,
6. zakupy przeznaczona na bieżące utrzymanie jednostki zamawiającego, takie jak m.in. środki chemiczne, środki higieniczne, materiały eksploatacyjne, drobne materiały biurowe, artykuły spożywcze.

§ 10

ZAMÓWIENIA WSPÓŁFINANSOWANE ZE ŚRODKÓW ZEWNĘTRZNYCH

W przypadku udzielania zamówień współfinansowanych ze środków zewnętrznych, w tym europejskich lub innych mechanizmów finansowych, nadrzędnym dokumentem w stosunku do niniejszego regulaminu są zapisy zawarte w umowie o współfinansowaniu oraz wytyczne, wynikające z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

§ 11

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:
   1. jej treść nie odpowiada warunkom zamówienia, w szczególności ze względu na jej niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia,
   2. jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji, w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
   3. zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,
   4. została złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w przypadku, o którym mowa w § 4 ust. 3, niezaproszonego do składania ofert,
   5. zawiera błędy w obliczeniu ceny,
   6. wykonawca w terminie wskazanym w zawiadomieniu o poprawieniu innej omyłki. polegającej na niezgodności oferty z treścią zapytania ofertowego, nie zgodził się na jej poprawienie.
2. W przypadku złożenia oferty niekompletnej, wystąpienia w ofercie oczywistych omyłek rachunkowych czy pisarskich, pracownik upoważniony może wezwać wykonawcę do udzielenia wyjaśnień, uzupełnienia lub poprawienia oferty.
3. Zamawiający może unieważnić postępowanie, jeżeli:
   1. nie złożono co najmniej jednej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
   2. cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
   3. w przypadku, o którym mowa w § 8 ust. 9 niniejszego regulaminu ceny ofert dodatkowych pozostają takie same,
   4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym lub interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
   5. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą, uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy.
4. Zamawiający ma prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny jego unieważnienia.
5. Niezwłocznie po unieważnieniu postępowania, zamawiający zamieszcza informacje o jego unieważnieniu na swojej stronie BIP oraz zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy:
   1. ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert,
   2. złożyli oferty - w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert.
6. Zamówień, których zamawiający nie był w stanie uwzględnić w planie finansowym na dany rok budżetowy, z przyczyn finansowych lub innych, a których udzielenie stało się konieczne lub możliwe w późniejszym czasie, nie sumuje się do wartości zamówień, o której mowa w § 4 ust. 2.
7. Zamawiający przechowuje dokumentację z postępowania o udzielenie zamówienia przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.
8. Regulamin wchodzi w życie z dniem określonym w Zarządzeniu Dyrektora Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego nr 1/25. z dnia 8 stycznia 2025 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wydatkowania środków publicznych o wartości nieprzekraczającej, w ciągu roku budżetowego, wyrażonej w złotych równowartości kwoty 130 000,00 netto, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.
9. Do postępowań o udzielenie zamówień wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie regulaminu można stosować przepisy dotychczasowe.

                                                                                                                                     Regulamin zatwierdzam:

                                                                                                                       \...\Jowita Maćkowiak - Dyrektor WBPP

• załącznik nr 1 - Wniosek do Dyrektora o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego