Kompleksowa usługa sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń użytkowanych przez Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu

DAP.201.8/2023                                                                                                                                         Poznań, dnia 10 sierpnia 2023 r.

Zapytanie ofertowe

Dyrektor Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego z siedzibą w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań.

ZAPRASZA

do złożenia oferty na: ”Kompleksową usługę sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń użytkowanych przez Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu”

1. Tryb postępowania

Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września  2019 r. (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 z późn. zm.).

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowych usług sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń biurowych, ciągów komunikacyjnych, sanitariatów i kuchenek, użytkowanych przez Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w lokalizacji przy ul. Mielżyńskiego 14a w Poznaniu. Całkowita powierzchnia pomieszczeń Zamawiającego wynosi 821 m².

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi załącznik do Zapytania ofertowego.

W celu przygotowania rzetelnej oferty, zaleca się przeprowadzenie wizji lokalnej obiektu. Wykonawcy mogą uzgodnić termin przeprowadzenia oględzin budynku z osobami wyznaczonymi przez Zamawiającego do udzielania informacji, wymienionymi w pkt 14 niniejszego zapytania.

4. W ofercie należy przewidzieć wykonanie wszelkich niezbędnych przygotowań, zaopatrzenia w środki i materiały do prawidłowej pracy oraz kompleksowej realizacji zamówienia.

5. Termin wykonania zamówienia.

Od dnia 1 września 2023 r. do dnia 31 sierpnia 2025 r., z możliwością miesięcznego wypowiedzenia. Przedmiot zamówienia wykonywany będzie z częstotliwością: 5 razy w tygodniu, tj. od poniedziałku do piątku, w uzgodnionych godzinach, za wyjątkiem dni świątecznych oraz ustawowo wolnych od pracy, o których mowa w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2020 r. poz.1920).

6. Wymagania wobec Wykonawcy:
   • Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej ilości profesjonalnych środków, niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia i stałe utrzymywanie czystości pomieszczeń,
   • Wykonawca, przed podpisaniem umowy, zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego, że używane przez niego środki czystości, dezynfekcyjne, higieniczne oraz sprzęt techniczny są dopuszczone do stosowania w kraju, są zgodne z obowiązującymi wymaganiami i przepisami uprawniającymi do stosowania w obiektach użyteczności publicznej, posiadają aktualne wymagane certyfikaty, świadectwa, są przyjazne środowisku i posiadają znak CE,
   • Wykonawca, przed podpisaniem umowy, zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia lub innego dokumentu potwierdzającego, że używany przez niego sprzęt techniczny jest sprawny i bezpieczny dla pracowników Zamawiającego,
   • Wykonawca zobowiązany jest, w czasie wykonywania usługi, zapewnić na terenie objętym umową należyty ład, porządek, przestrzeganie przepisów BHP i p.poż., przepisów dotyczących ochrony obiektu oraz ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w związku z realizacją usługi, a także wskutek innych działań osób zatrudnionych przez Wykonawcę.

7. Warunki udziału w postępowaniu:

Do złożenia oferty uprawnieni są Wykonawcy, którzy:

1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. posiadają wiedzę i doświadczenie w przedmiocie zamówienia i zrealizowały, co najmniej 2 usługi sprzątania i utrzymania czystości w pomieszczeniach biurowych,
3.  zatrudniają w oparciu o umowę o pracę lub umowę-zlecenie osobę/y, które zamierzają delegować do wykonania niniejszego zamówienia,
4. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, pozwalającej na realizację przedmiotowego zamówienia,
5. wdrożyli odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie danych osobowych spełniało wymogi Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
   z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

8. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

1. oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego),
2. oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego),
3. oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych (załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego).
4. wykaz zrealizowanych usług opisanych w pkt 8, ppkt 2 niniejszego Zapytania ofertowego (załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania ofertowego) wraz z dokumentami, potwierdzającymi ich należyte wykonanie,
5. wykaz osób zdolnych do wykonania zamówienia, wskazanych z pkt 8, ppkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego (załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania ofertowego),
6. aktualne ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, związanej z przedmiotem umowy, na kwotę nie niższą niż 20 000 PLN.

UWAGA: Zmiana którejkolwiek z osób delegowanych do wykonania zamówienia i wskazanych w Wykazie osób, stanowiących Załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania ofertowego, wymaga formy pisemnej oraz wykazania przez Wykonawcę, iż posiada ona kwalifikacje i doświadczenie, opisane w pkt 8, ppkt 1.

9. Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta musi zostać sporządzona według wzoru formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Do formularza ofertowego należy załączyć wszystkie oświadczenia i dokumenty, wymienione w pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Na sporządzonej ofercie oraz wszystkich załącznikach winny znajdować się podpis osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy.
4. Do oferty należy załączyć dokumenty potwierdzające uprawnienia, osób podpisujących ofertę Wykonawcy, do działania w jego imieniu, o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych.

10. Termin i miejsce składania ofert

1. Ofertę należy złożyć opcjonalnie:
   1.  w terminie do dnia 24 sierpnia 2023 r., do godz. 11⁰⁰ w formie elektronicznej, na adres mailowy: , z tytułem wiadomości: „Kompleksowa usługa sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń użytkowanych przez Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego”. Formularz oferty wraz ze wszystkimi załącznikami musi mieć formę podpisanych, zgodnie z reprezentacją, skanów oryginalnych dokumentów,
   2.  w terminie do dnia 24 sierpnia 2023 r., do godz. 11⁰⁰ w zaklejonej kopercie w sekretariacie siedziby Zamawiającego, pod adresem Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14a (Kwadraciak), 61-725 Poznań. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: Oferta na zadanie pn.: „Kompleksowa usługa sprzątania i utrzymania czystości pomieszczeń użytkowanych przez Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego”.
2. O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu do siedziby Zamawiającego.

11. Rozstrzygnięcie postępowania

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 24 sierpnia 2023 r. o godz. 11³⁰ w siedzibie Zamawiającego, tj. w Wielkopolskim Biurze Planowania Przestrzennego w Poznaniu,
   ul. Mielżyńskiego 14a (Kwadraciak), 61-725 Poznań.
2. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie złożenia nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poprawiania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty, która nie spełnia wymagań Zamawiającego.
6. Przed upływem terminu składania ofert, w uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zmodyfikować treść Zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Zapytanie ofertowe.

12. Kryterium oraz sposób oceny ofert:
    1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następującego kryterium:

2. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert, przyjmując zasadę, że 1% = 1 punkt.
3. Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone według wzoru:

C_n

P = ------------ x 100 pkt

C_bo

gdzie:

16. – liczba punktów za kryterium cena
17. - najniższa cena ofertowa brutto spośród wszystkich badanych ofert

Cbo - cena brutto badanej oferty

Liczba punktów w tym kryterium zostanie obliczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

4. Cena brutto oferty, wskazana w formularzu ofertowym musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
5. Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
6. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy osób wskazanych w ofertach.

13. Osobą uprawnioną do kontaktów ze Zleceniobiorcami jest: Agnieszka Bartkowiak-Kaczmarek, tel. +48 607 895 465, adres e-mail: .
14. Informacje dotyczące zawierania umowy (załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego):

Powiadomiony o wyborze oferty Zleceniobiorca zobowiązany jest do zawarcia umowy, o treści tożsamej z treścią załącznika nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego,  w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej oferty.

                                                                                                                                                                      Dyrektor

                                                                                                                                                             (-) Jowita Maćkowiak

16. Załączniki:

1. DOCXZalacznik_nr_1_do_zapytania_formularz_oferty_sprzatanie_kwadraciaka_08.docx (16,82KB)
2. DOCXZalacznik_nr_2_do_zapytania_OPZ_sprzatanie_kwadraciaka_08.docx (19,44KB)
3. DOCXZalacznik_nr_3_do_zapytania_oswiadczenie_o_braku podstaw_sprzatanie_kwadraciaka_08.docx (15,47KB)
4. DOCXZalacznik_nr_4_do_zapytania_oswiadczenie_warunki_udzialu_sprzatanie_kwadraciaka_08.docx (15,34KB)
5. DOCXZalacznik_nr_5_do_zapytania_oswiadczenie_RODO_sprzatanie_kwadraciaka_08.docx (16,99KB)
6. PDFZalacznik_nr_6_wzór umowy_sprzatanie_kwadraciaka_08.pdf (310,76KB)
7. DOCXZalacznik_nr_7_wykaz_zrealizowanych_uslug_sprzatanie-kwadraciaka_08.docx (15,21KB)
8. DOCXZalacznik_nr_8_wykaz_osob_sprzatanie_kwadraciaka_08.docx (16,58KB)
    

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OFERENTÓW

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań, tel. 61 641 57 00, e‑mail: .
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt,
   z powołanym przez ADO Inspektorem Ochrony Danych korespondencyjnie, na wskazany w pkt 1 adres Administratora lub na adres poczty elektronicznej: .
3. Dane osobowe, pozyskane w ramach niniejszego zamówienia, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO, w celu przeprowadzenia niniejszego postępowaniem o udzielenie zamówienia, zgodnie z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września  2019 r.(t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.), w związku z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634 ze zm.) oraz ustawą z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289).
4. Odbiorcami danych osobowych mogę być:
   1. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania,
      w oparciu o art. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 902),
   2. podmioty odpowiedzialne za doręczanie przesyłek (operatorzy pocztowi, firmy kurierskie),
   3. podmioty upoważnione z mocy prawa,
   4. podmioty, którym ADO powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnych umów (np. hosting serwera pocztowego, serwis sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozstrzygnięcie niniejszego postępowania, zgodnie z przyjętą u Zamawiającego kategorią archiwalną B5, określoną dla tego rodzaju dokumentacji w JRWA.
6. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
7. Dane osobowe nie będą podlegały transgranicznemu przetwarzania.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzecich i organizacji międzynarodowych.
9. Wykonawca posiada prawo do:
   1. dostępu do informacji o swoich danych osobowych,
   2. sprostowania lub aktualizacji danych osobowych,
   3. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
   4. wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna,  że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.