Realizacja filmu promującego Audyt krajobrazowy województwa wielkopolskiego

DAP.201.3/2022                                                                           Poznań, dnia 14 marca 2022 r.

Zapytanie ofertowe

Dyrektor Wielkopolskiego Biura Planowania Przestrzennego z siedzibą w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego14a, 61-725 Poznań

ZAPRASZA

do złożenia oferty na zadanie pn.:

„Realizacja filmu promującego Audyt krajobrazowy województwa wielkopolskiego”

1.Tryb postępowania

Postępowanie prowadzone jest na podstawie Regulaminu udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.(Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.).

2.Przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wykonania filmu promującego Audyt krajobrazowy województwa wielkopolskiego,
2. Założenia do realizacji:

• film promocyjny – czas trwania 3’,
• I skrót filmu – czas trwania 1’30’’,
• II skrót filmu – czas trwania 0’30’’ (materiał skondensowany w spot reklamowy).
• standard pozwalający na wielokrotną emisję filmu, realizacja za pomocą profesjonalnych kamer produkcyjnych – zapewnienie niezbędnego sprzętu po stronie Wykonawcy,
• obraz – rozdzielczość nie mniejsza niż 1920 x 1080 pikseli i format obrazu 16:9 HD oraz zgodne ze standardem DVD strumienie MPEG-2 zapisane z rozszerzeniem MPG:

• MPEG-2
  • Kodek audio: MPEG Layer II lub Dolby AC-3
  • Szybkość transmisji audio: 128 kb/s lub większa
• MPEG-4
  • Kodek wideo: H.264
  • Kodek audio: AAC
  • Szybkość transmisji audio: 128 kb/s lub większa

• dźwięk:

• MP3 w kontenerze MP3/WAV,
• PCM w kontenerze WAV,
• AAC w kontenerze MOV.

• podkład muzyczny oddający charakter filmu (do akceptacji przez Zamawiającego) – kwestia praw autorskich i legalności wykorzystania muzyki w filmie, do zapewnienia po stronie Wykonawcy:
• napisy, audio-deskrypcja dla osób niewidzących i słabowidzących z możliwością opcjonalnego włączenia lub wyłączenia – pełne dostosowanie filmu do wymagań osób z niepełnosprawnościami (kontrasty, synchronizacja tłumaczenia PJM z obrazem lub tekstu z obrazem, formaty napisów, etc.)
• całkowity montaż, oprawa graficzna i dźwiękowa wraz z przekazaniem pełnej licencji wyłącznej do wykorzystywania wszelkich materiałów zawartych w filmie, w tym do wykorzystywania motywów muzycznych oraz wszelkich utworów powstałych w wyniku realizacji zamówienia, a także do jego eksploatacji w celach promocyjnych poprzez emisję telewizyjną, internetową oraz wszelkie możliwe prezentacje publiczne – bez ograniczeń co do czasu i terytorium.
  3. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu filmu, nakręconego z „lotu ptaka” przy czym zdjęcia do jego montażu mają być wykonane w różnych wskazanych przez Zamawiającego miejscach województwa wielkopolskiego  (ok. 15 lokalizacji),
  4. Film ma być nakręcony w warunkach pogodowych nieograniczających widoczności, w tym morfologii terenu tj. przy słonecznej pogodzie i we wczesnej fazie rozkwitu zieleni.
  5. Film ma zostać zrealizowany w stylistyce zgodnej ze sztuką marketingu, reklamy i najnowszymi trendami oraz ma być zoptymalizowany i dostosowany do standardów technicznych telewizji i Internetu,
  6. Zamawiający wymaga, aby film nie był prezentacją statycznych zdjęć, lecz kompilacją płynnych przejść, prezentujących potencjał i wartość krajobrazu Wielkopolski oraz lokalnych form architektonicznych zabudowy, charakterystycznych dla danego, wskazanego obszaru,
  7. W prezentację krajobrazu musi być wplecione krótkie wystąpienie Marszałka Województwa Wielkopolskiego (w tym prezentacja wizerunku Marszałka Województwa Wielkopolskiego), opowiadającego o założeniach realizowanego „Audytu krajobrazowego województwa wielkopolskiego”,

3.Kod CPV i nazwa kodu:

79961200-0– usługi fotografii lotniczej.

4.Termin wykonania zamówienia: Zamówienie będzie zrealizowane do dnia 31.05.2022 r.

5.Warunki udziału w postępowaniu

Do złożenia oferty uprawnieni są Wykonawcy, którzy:

1. dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
2. dysponują sprzętem i oprogramowaniem wymaganym do wykonania zamówienia,
3. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej, pozwalającej na realizację przedmiotowego zamówienia,
4. nie podlegają wykluczeniu,
5. stosują, wymagane przepisami prawa, zasady ochrony danych osobowych.

6.Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, Zamawiający żąda złożenia następujących oświadczeń i dokumentów:

1. Oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego),
2. Oświadczenie dotyczące przesłanek wykluczenia z postępowania (załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego),
3. Oświadczenie o ochronie danych osobowych (załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania ofertowego).
4. Wykaz osób uprawnionych do operowania bezzałogowym statkiem powietrznym, w tym do wykonywania operacji w kategoriach szczególnych (zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego), wraz z dokumentami potwierdzającymi te uprawnienia przez Urząd Lotnictwa Cywilnego oraz pisemnym zobowiązaniem tych osób (jeśli dotyczy) do oddania Wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów, na potrzeby wykonania niniejszego zamówienia (załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania ofertowego).

7.Opis sposobu przygotowania oferty

1. Oferta musi zostać sporządzona według wzoru Formularza ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Do formularza ofertowego należy załączyć wszystkie oświadczenia i dokumenty, wymienione w pkt 6 niniejszego Zapytania ofertowego oraz 6 fotografii i 2 filmy promocyjne ze zrealizowanych sesji (zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej), które podlegać będą ocenie pod kątem jakości estetycznej i technicznej sporządzonych filmów i zdjęć:

1. 3 zdjęcia z sesji standardowej,
2. 3 zdjęcia z sesji lotniczej,
3. 2 krótkie filmy promocyjne o tematyce zbieżnej z zapytaniem ofertowym.
   3. Zdjęcia muszą być dostarczone wersji elektronicznej i opisane w sposób, wskazany w pkt 13 – Kryteria oraz sposób oceny ofert.
   4. Na sporządzonej ofercie oraz wszystkich załącznikach winny znajdować się podpisy osoby lub osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy.
   5. Do oferty należy załączyć dokumenty potwierdzające uprawnienia osób, podpisujących ofertę Wykonawcy, do działania w jego imieniu, o ile uprawnienia te nie wynikają z dokumentów rejestrowych.

8.Termin i miejsce składania ofert

1. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 21 marca 2022 r., do godz. 10:00 w zaklejonej kopercie, w siedzibie Zamawiającego, tj. Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego, ul. Mielżyńskiego 14 A, 61-725 Poznań (Kwadraciak), w sekretariacie na I piętrze (domofon 1) lub drogą elektroniczną na adres mailowy .
2. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: Oferta na zadanie pn.: ”Realizacja filmu promującego „Audyt krajobrazowy województwa wielkopolskiego”.
3. W przypadku ofert składanych drogą elektroniczną nazwę i adres Wykonawcy należy umieścić w treści maila, którego należy zatytułować: Oferta na zadanie pn.: ”Realizacja filmu promującego Audyt krajobrazowy województwa wielkopolskiego”.
4. O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego lub na wskazany w ppkt 1) adres mailowy.

9.Zmiana lub wycofanie oferty

1. Wykonawca może zmienić lub wycofać ofertę pod warunkiem, że Zamawiający zostanie powiadomiony o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu, przed upływem terminu do składnia ofert. Po terminie składania ofert Wykonawca nie może wprowadzić zmian w ofercie.
2. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian w ofercie, powinno zostać złożone w sposób
   i w formie przewidzianej, w niniejszy Zapytaniu, dla złożenia oferty, z dopiskiem „ZMIANA OFERTY”.
3. Wycofanie oferty następuje przez złożenie oświadczenia, podpisanego przez osobę/osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, z dopiskiem „WYCOFANIE OFERTY”.

10.Odrzucenie oferty

Z postępowania zostanie odrzucona oferta, jeśli:

1. Wykonawca nie złożył lub, pomimo wezwania, nie uzupełnił w wymaganym terminie dokumentów, wskazanych w pkt ppkt 1)-4).
2. Jeśli oferta nie jest zgodna z treścią niniejszego Zapytania ofertowego lub gdy oferent nie wypełni prawidłowo Formularza ofertowego (Załącznik nr 1),
3. Oferta została złożona po terminie.

11.Unieważnienie postępowania

Zamawiający unieważni postępowanie jeżeli:

1. Nie została złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu.
2. Postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
3. Wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć wcześniej.
4. Cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, jaka Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania bez podania przyczyny.

12.Rozstrzygnięcie postępowania

1. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 21 marca 2022 r. o godz. 10:30 w siedzibie Zamawiającego, w Wielkopolskim Biurze Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14 A.
2. Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie złożenia nie będą brane pod uwagę przy ocenie ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania lub odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyny.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość poprawiania oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia oferty, która nie spełnia wymagań Zamawiającego.
6. Przed upływem terminu składania ofert, w uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zmodyfikować treść Zapytania ofertowego. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Oferentom, którzy otrzymali Zapytanie ofertowe.

13.Kryterium oraz sposób oceny ofert:

1. Wybrana zostanie oferta, która uzyska największą liczbę punktów. Wybór ofert dokonany zostanie na podstawie kryteriów oceny ofert z ustaloną punktacją do 100 pkt. (100% = 100pkt). Zamawiający dokona oceny złożonych w terminie ofert, które spełnią wymagania formalne na podstawie następującego zestawu kryteriów oceny:

Punktacja:

1.Kryterium „cena”(max 40 pkt):

cena brutto oferty najniższej

Liczba punktów =                                                                 = 40%

cena brutto badanej oferty

Punkty za kryterium „cena” będą zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku.

Wykonawca do oferty dołączy sesji 6 fotografii  i 2 filmy promocyjne ze zrealizowanych sesji, które podlegać będą ocenie pod kątem jakości estetycznej i technicznej:

• 3 zdjęcia z sesji standardowej,
• 3 zdjęcia z sesji lotniczej,
• 2 krótkie filmy promocyjne o zbieżnej z zapytaniem ofertowym tematyce.

Będą one podlegać ocenie pod kątem jakości technicznej oraz jakości estetycznej.

W przypadku większej liczby zdjęć, pod uwagę zostaną wzięte trzy pierwsze zdjęcia z sesji standardowej i trzy pierwsze zdjęcia z sesji lotniczej, znajdujące się na płycie (tzn. nazw plików po wyświetleniu się zawartości płyty na komputerze Zamawiającego, wg. kryterium nazwy - rosnąco).

Zdjęcia powinny zostać opisane jak poniżej:

• sesja standardowa (1),
• sesja standardowa (2),
• sesja standardowa (3),
• sesja lotnicza (1),
• sesja lotnicza (2),
• sesja lotnicza (3),

2.Kryterium „jakość techniczna zdjęć”(max 24 pkt):

Jakość techniczna zdjęć rozumiana jest jako prawidłowy dobór parametrów fotografowania, tj. przysłony, czasu, ekspozycji i czułości (ISO).

Maksymalna możliwa ocena jednego zdjęcia, w ramach tego kryterium, to 4 pkt, wg poniższej punktacji:

• 0 pkt –nie spełnia,
• 1 pkt - spełnia.

Łącznie w ramach tego kryterium można uzyskać 24 pkt (6 zdjęć x max. 4 pkt).

3.Kryterium „jakość techniczna i estetyczna filmu” o tematyce zbieżnej z zapytaniem ofertowym (max 24 pkt):

Jakość techniczna i estetyczna filmu rozumiana jest jako rozdzielczość, format obrazu i inne parametry cyfrowego zapisu wideo.

Maksymalna możliwa ocena jednego filmu, w ramach tego kryterium, to 4 pkt, wg poniższej punktacji:

• 0 pkt –nie spełnia,
• 1 pkt - spełnia.

Łącznie w ramach tego kryterium można uzyskać 8 pkt (2 filmy x max. 4 pkt).

4. Kryterium „jakość estetyczna zdjęć” (max 36 pkt)

Maksymalna możliwa ocena jednego zdjęcia, w ramach tego kryterium to 6 pkt, wg poniższej punktacji:

• 0 pkt – nie spełnia,
• 1 pkt – spełnia częściowo,
• 2 pkt – spełnia.

Łącznie w ramach tego kryterium można uzyskać 36 pkt (6 zdjęć x max. 6 pkt).

1. Zamawiający dokona oceny ofert przyznając punkty w ramach kryterium oceny ofert.
2. Cena brutto oferty, wskazana w formularzu ofertowym musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
3. Jeżeli Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi zawarcia umowy z Zamawiającym, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.
4. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania bez zbędnej zwłoki, za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy osób wskazanych w ofertach.

14.Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest:

Grażyna Łyczkowska, , tel. (61) 641 57 00

15.Informacje dotyczące zawierania umowy (załączniki nr 4 do Zapytania ofertowego) Powiadomiony o wyborze oferty Wykonawca, zobowiązany jest do zawarcia umowy o treści tożsamej z treścią załącznika nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego, w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

Umowa musi zawierać wszystkie uwarunkowania złożonej oferty.

16.Obowiązek informacyjny Wykonawcy

Wykonawca ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia zobowiązany jest oświadczyć na formularzu ofertowym – załącznik 1, że

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA WYKONAWCÓW UBIEGAJĄCYCH SIĘ O ZAMÓWIENIE

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Danych Osobowych jest Wielkopolskie Biuro Planowania Przestrzennego w Poznaniu, ul. Mielżyńskiego 14A, 61-725 Poznań, tel. 61 641 57 00,
   e-mail: .
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, prosimy o kontakt,

z powołanym przez ADO Inspektorem Ochrony Danych korespondencyjnie, na wskazany w pkt 1 adres Administratora lub na adres poczty elektronicznej: .

3. Dane osobowe, pozyskane w ramach niniejszego zamówienia, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust.1 lit. c) RODO, w celu przeprowadzenia niniejszego postępowaniem o udzielenie zamówienia, w związku z obowiązującym u Zamawiającego Regulaminem udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 130 000 zł, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 Ustawy - Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.( tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 1129) oraz ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176).
4. Odbiorcami danych osobowych mogę być:
   1. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania, w oparciu o art. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 2176),
2. podmioty odpowiedzialne za doręczanie przesyłek (operatorzy pocztowi, firmy kurierskie),
3. podmioty upoważnione z mocy prawa,
4. podmioty, którym ADO powierzył przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnych umów (np. hosting serwera pocztowego, serwis sprzętu komputerowego i urządzeń peryferyjnych).
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozstrzygnięcie niniejszego postępowania, zgodnie z przyjętą dla tego typu dokumentacji, kategorią archiwalną B5.
6. W odniesieniu do pozyskanych danych osobowych, decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.
7. Dane osobowe nie będą podlegały transgranicznemu przetwarzania.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzecich i organizacji międzynarodowych.
9. Wykonawca posiada prawo do:
   1. dostępu do swoich danych osobowych,
   2. sprostowania swoich danych osobowych,
   3. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych,
   4. wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.